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      會議服務前應當做哪些準備工作?

      新聞時間:2018-07-24 17:02 文章來源:加彩公關
      會議服務前的準備工作是確保會議順暢進行并獲得滿意成功的重要環節,雖然說會議服務必須貫穿整個會議的前、中、后各個不同的階段,但是一個完善良好的會前準備工作可以讓整個會議服務事半功倍,想要做好會前的準備工作,這些內容是必不可少的。
       

       
      一、了解會議要求
      接受會議安排,研究會議方案,問清楚尚不完整或模糊不清的問題,要把握客戶要求,理清接待思路。在操作過程中,要保管會議通知,確認有關問題。熟知舉辦會議單位與會人數、會議主題、時間、會標、臺型要求、所需物品與設備及特殊要求。

      二、布置會場
      根據會議通知單要求,準備設備與物品。一般所需設備包括(燈光、音響、話筒、空調等)。服務用品包括(臺布、燈光、桌裙、鉛筆、信紙、茶杯、會標、旗幟、音帶、指示牌、桌簽卡、鮮花等)。注意要保證設備完好、有效,用品齊備、清潔、完美、莊重。在準備好這一步后,按照相關操作規則和質量標準進行擺放,并把會長全面布置好。

      三、會前環境準備:開水和室溫、燈光調控。
      會議前一小時準備好暖瓶,到開水房打開水,把隨時可以取用的開水準備好。要求開水準備充分,溫度在80度以上,暖瓶要干凈無破損,保溫性能良好,不漏水。在室溫方面,會議前一小時打開空調(先打開電源開關,再打開空調開關)。室內溫度調控,冬天保持19~22度之間,夏天24~27度之間。
      除此之外,還要根據與會人員到場后視需要打開燈光。 在此之前要保證燈泡完好,光線充足,并根據要求適當調控燈光。同時,服務員需要提前半小時站于指定位置迎客,站姿正確,面帶微笑,注意保持姿態端莊友好。
       
      對于各種會議的會場要求,會議服務一定要在會議開始之前,做好比較充分的準備,為各種會議的順利進行保駕護航。
       
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